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随着全球生成和存储的档案数据比以往时候都要多，越来越多的数据被存储，云计算供应商正在通过可访问的档案重塑他们的架构，以跟上数据增长的步伐并确保有效管理。
大量数据通常是非结构化或半结构化数据，例如视频片段、基因组学或用于训练机器学习和人工智能的数据。对于那些虽然是活动流程的一部分但不需要立即采用的数据，以较低的成本将其存储在较冷的存储池中可能是一种解决方案。
但是，使用离线存储考虑因素是企业需要访问数据的频率或数据的可用性。如今的云存储服务级别协议是围绕数据需要访问的频率以及客户愿意等待多长时间来检索数据而构建的。云计算提供商可能需要5到12个小时才能访问存储在较冷层中的数据，而存储在较热层中的数据可以立即使用，但需要支出更多的费用。
除了成本和可访问性的考虑因素之外，用户的心理是第三个因素。删除内容让人难以接受，以防在某个时候可能需要它而永远不知道哪些数据以后会有价值。
从存储产业整体来看，围绕存储介质主要分：磁存储、电存储。在海量的大数据中，大部分数据属于冷数据，即在3个月之后访问频次低。采用常规的、硬盘存储和半导体存储的方式存储此类数据，离线存储大幅度增加了数据中心的能耗水平。由于机械硬盘的寿命通常为5年，数据的长期存储还会因不断更新存储介质而大幅度提高成本和安全风险。
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